שילוב מילים שאף בעל עסק לא אוהב ובטח לא רוצה לשמוע הוא: ביקורת מס הכנסה.
אמנם באמת מדובר על אירוע שאינו נעים וכזה שעצם המחשבה עליו מרתיעה הומן עצמאים ובעלי עסקים, אך זהו אירוע שגם אכן קורה להרבה עסקים ולכן למרות החשש, חשוב שתדעו כיצד להתמודד בצורה יעילה, חכמה ואופטימאלית כאשר פקחי מס הכנסה ידפקו אצלכם בדלת.
הלכה למעשה, התנהלות נכונה, שלווה ומושכלת במהלך ביקורת רשות המיסים יכולה גם לתרום לשקט הנפשי שלכם במהלך האירוע הזה וגם לאפשר לכם לצלוח את הביקורת בצורה יעילה וחלקה יותר. אז, קחו נשימה ובואו נצא לדרך עם מדריך להתמודדות עם ביקורת של רשויות המס, מבית משרד הבוטיק של עורכת הדין קרן שקד.
עשה ואל תעשה: כך מומלץ לפעול במהלך ביקורת מס הכנסה
- שתפו פעולה מהרגע הראשון: מלחיץ, ברור! אבלך שתפו פעולה, תהיו אדיבים ותנו לפקחים להיכנס לעסק. אתם לא רוצים להתחיל ברגל שמאל ולתת לפקחים תמונה שאתם מסתירים משהו.
- זו רק ביקורת: תזכרו שזו רק ביקורת ולא מאשימים אתכם בכלום, אז אל תתנהגו אשמים, הציעו לפקחים משהו לשתות ותנו להם תשומת לב מדויקת, בלי לחזור ישר לשגרת עבודה רגילה.
- עדכנו עו"ד ורו"ח: סמוך להגעת המבקרים ככל שניתן, רצוי לעדכן עו"ד מיסים ואת רואה החשבון. אם עו"ד יכולה להגיע למשרד וללוות אתכם בביקורת, זה כמובן עדיף ויכול למנוע טעויות ולייעל את התהליך. זה בעיקר חשוב כאשר מגיעים חוקרי מס הכנסה ומדובר על חלק מחקירה מכוונת.
- קור רוח: קל לכתוב אבל פחות קל ליישם, אך חשוב לעשות כל מאמץ לשמור על קור רוח, לשתף פעולה תוך שקילת מילים ולהתנהל בצורה רגועה ובמינימום פאניקה. התנהלות אחרת תשדר מסר לא אידיאלי ועשויה אף לגרום לכם להגיד דברים בעייתיים.
- דברו כתגובה לשאלות: אמרנו לשתף פעולה, אבל לא כדאי להגזים ובטח לא לנסות להפוך את הפקחים לחברים שלכם. דברו כמענה לשאלות, בצורה עניינית ותמציתית, רק עם מידע שאתם בטוחים לגביו. אין צורך לספק מידע שלא שאלו לגביו.
- דעו את זכויותיכם: גם במהלך ביקורת יש לכם זכויות, שחשוב להכיר. למשל אסור לחוקרים לגעת בחפצים אישיים שלכם ושל העובדים, אסור לפנות לקרובי משפחה שלכם ושל העובדים, לדרוש הפרת חובת סודיות מקצועית וכיוצא באלו. מותר לחוקרי מס הכנסה לשוחח ואף לחקור את רואה החשבון או מנהל החשבונות של העסק וגם את עובדי העסק בהקשר לעבודתם.
- ודאו שיש תיעוד לשיחה ולביקורת: ביקורת מס הכנסה צריכה להיות מתועדת. בסיום הביקורת, בקשו לעבור על רשימות התיעוד וודאו שהן מתארות נכון את הנאמר. התעקשו לתקן כשלי דיוק ובקשו עותק מלא. אל תחתמו על משהו שאינכם מבינים או בטוחים לגביו.
אילו סוגי נציגים יכולים להגיע לביקורת?
לביקורת מס יכולים להגיע כמה סוגים של נציגים, כאשר יש לכך משמעות לגבי סוג ומהות הביקורת:
- נציגי פקיד השומה ממערך השומה: מפקחים של מס הכנסה, מטפלים בתיק העסק וידונו בממצאי הביקורת עם בעל העסק בהתאם לממצאים. לרוב המשמעות היא תיקי מס שלא נבדקים בקפידה בשגרה והביקורת מבוצעת כחלק מתכנית עבודה.
- בקרי ניהול ספרים: לא הפקידים המטפלים בתיק המס בשגרה, לרוב נשלחים ככוח עזר וסיוע למפקחי השומה. מעת לעת יכולים להגיע במסגרת ביקורת אקראית-שוטפת ולאו דווקא עם קשר ישיר לתיק ספציפי.
- חוקרי מחלקת חקירות מס הכנסה: לרוב נציגים אלו יגיעו כחלק מחקירת מס, לפני או מיד אחרי שהחקירה הפכה מסמויה לגלויה. מגיעים לבירור מידע לגבי חשד לעבירות מס או כדי לתפוס מסמכים וחומרים לחקירה.
תמיד מבקרי מס הכנסה יגיעו לפחות בשניים ואף פעם לא לבד. מומלץ לברר את זהות המבקרים ואת מהות הביקורת.
ניירות ודוחות למס הכנסה בעת ביצוע ביקורת לעסק.
סוגי ביקורות מס ההכנסה
ביקורת לניהול ספרים
לרוב מדובר על ביקורת שגרתית לבדיקת תקינות ניהול ספרי העסק והיא תבוצע ע"י מבקר מחלקת ניהול ספרים. בדר"כ תבוצע בהפתעה. בביקורת בודקים את תקינות ניהול ספרי העסק, למשל איתור אי רישום של תקבולים או רישום שאינו במועד. במקרים רבים של כשלים פשוטים מקבלים הזדמנות לתקן, במקרים יותר חמורים זה יכול להוביל לפסילת ספרים, הליכי שימוע ומתן שומה לפי מיטב השפיטה.
ביקורת עומק
ביקורת מתקדמת יותר, תבוצע לרוב ע"י מפקחי פקיד השומה, למשל לצורך גיבוי בפרטים לשומות שעתידות לעלות לדיון או נמצאות בדיונים. ביקורות עומק לא אחת מתואמות מראש ומומלץ שיהיה איתכם עו"ד מיסים ורואה חשבון במהלך ביקורת כזו.
ביקורת במסגרת חקירת מס הכנסה
ביקורת שהיא חלק מחקירה, תבוצע ע"י חוקרי מחלקת החקירות, בדר"כ ב"יום הפרוץ" בו חקירה הופכת מסמויה לגלויה. כאן כבר לחלוטין גולשים לתחום של פוטנציאל לעבירות מס פליליות. חשוב לערב בהקדם עורכת דין מיסים ורו"ח.
למה באים דווקא אלי לביקורת?
ביקורות מס הכנסה יכולות להיות אקראיות וחלק מביקורת אזורית של רשות המיסים או במסגרת ביקורות לעסקים בתחום מקצועי מסוים, במקרים רבים מאוד זוהי אכן הסיבה שבחרו בכם. אך הן יכולות גם להיות ביקורות מכוונות לעסק הספציפי שלכם, למשל כתוצאה מחשד לעבירות מס או הלשנה.
במקרים אחרים, לעיתים עסקים חדשים "זוכים" לביקורת לראות שהכל תקין לגביהם או כאשר שומה של עסק נמצאת בדיונים או לקראת דיונים רשות המיסים תרצה ביקורת כדי לקבל תמונה מלאה יותר.
איך להתנהל נכון בשגרה כדי להגיע מוכנים לביקורת?
נהלו את ספרי העסק בצורה קפדנית ונכונה לפי דרישות החוק ורשות המיסים מעסק בתחום פעילותכם, רשמו תקבולים ותשלומים במועד שהם קורים ועם תיעוד סדיר וברור של המסמכים המתאימים. ודאו למשל האם העסק שלכם מחויב לנהל ספר הזמנות ולאיזה סוג ניהול ספרים אתם מחויבים.
את ספרי העסק ומסמכים פיננסיים וחשבונאיים אחרים יש לשמור בצורה מסודרת ואיכותית למשך לפחות 7 שנים.
שימרו מסמכים ונתונים פיננסיים מחשבונות הבנק של העסק וכמו כן ודאו כי הנתונים הבנקאיים תואמים לתשלומים ולתקבולים בספרי העסק. מומלץ לא לשמור בעסק מזומן או צ'קים שאינם רשומים בספרים החשבונאיים.
כיצד להתנהל נכון עם קופה רושמת בעסק?
עסקים העובדים עם קפה רושמת מחויבים לכמה דגשים ותקנות לגבי ניהול ספרים, כאשר הקופה עצמה מספקת פתרון נוח ומסודר למעקב מתועד של הפעילות הכספית בעסק – כאשר רצוי לעבוד עם קופה רושמת חדישה ודיגיטלית, המאפשרת ארגון נתונים מתקדם וגיבוי דיגיטלי חיצוני. הנה כמה טיפים להתנהלות נכונה עם קופה רושמת, גם בהקשר לביקורת מס הכנסה פוטנציאלית:
- בכל יום לבצע פתיחה וסגירה מסודרות של הקופה, לא סיכום ביניים.
- לוודא שהכסף בקופה תואם לסרט הסיכום היומי.
- בסוף כל חודש, יש להפיק מהקופה סיכום חודשי מלא ולשמור את התיעוד.
- יש לשמור סרטי ביקורת למשך 7 שנים, בצורה מסודרת ובטוחה.
- חשוב לא להשאיר בתוך או ליד הקופה קבלות / חשבוניות מס שהופקו אך לא נלקחו ע"י הלקוח.
מה קורה כאשר נכשלים בביקורת של מס הכנסה?
כמובן שהאמירה שלנו לגבי צליחת הביקורת בצורה תקינה ויעילה נוגעת למקרים בהם העסק אכן מתנהל כשורה ולא מעלים מיסים בצורה ישירה ומכוונת או מבצע עבירות מס כאלו ואחרות.
במקרים של העלמת מס ועבירות מס, ייתכן שתצטרכו לעבור למאמר על חקירות מס הכנסה ולקבל ייעוץ מקצועי ומשפטי מתאים, ובהקדם.
במקרים קלים יותר, למשל טעויות ושגיאות ניהול ספרים העולות בביקורת, ניתן לרוב לתקן את מה שדורש תיקון ובעזרת ליווי משפטי איכותי לסגור את העניין בכך ולהימנע מחקירות או מהליך פלילי / מנהלתי מתיש ויקר.
